今天，我们的同事经常不在我们旁边的隔间里坐着。他们远程工作。有效的项目管理需要持续的沟通。

经理花费70％至80％的时间与团队，高级管理层和客户进行沟通。随着越来越多的项目员工在偏远地区工作，保持联系的需求对于团队建设和成功执行任务具有商业意义。

与远程或虚拟团队进行有效沟通的步骤

具有远程团队成员的项目经理需要致力于频繁的沟通，以确保从事项目的团队感到团队成员和远程工作者的参与度足以应付他们的任务。从项目启动会议开始，向每个团队成员清楚说明项目的目标和时间表。与团队按个人，职责和里程碑共享任务分配。

设置状态会议的时间表。项目经理应该期望与远程团队举行状态会议的频率要比每天交互的同位团队更频繁。使用方案和用例有助于团队成员将工作重点放在对预期结果的共同愿景上。每周会议提供足够的时间来完成讨论任务，并在远程成员朝错误的方向移动时进行干预。鼓励虚拟团队成员在制定设计和开发决策之前与团队核对。安排团队交流活动时要对时差敏感。

让每位团队成员介绍前一周的成就摘要，并提出遇到的任何问题。利用状态会议作为认识个人贡献的机会。会议后记录讨论情况，并提供状态摘要和操作项目列表。项目经理的工作是通过在会议之间亲自联系成员来跟进操作项目。

有关使用工具促进与虚拟团队沟通的建议

存在数以百计的工具以促进团队沟通。这些工具大致可分为用于文本通信的类别，例如电子邮件，文档，消息传递系统以及包括视频会议，音频会议和文档共享的交互式系统。项目经理面临的挑战是找到可以协同工作的工具，以使协作基础结构对用户保持透明。

远程团队的协作工具必须确保通信和文档的安全性。这些工具和支持硬件需要足够的带宽，尤其是对于视频会议而言。通过了解项目需求开始选择工具，例如：

• 同时有多少用户
• 互动与单向
• 托管或本地
• 操作系统支持
• 与现有工具集成
• 记录会议的能力
• 成本

组织需要培训项目成员以使用所选的工具来促进团队沟通。项目经理应在使用工具时充当榜样，并要求团队成员提高对核心沟通工具的熟练程度。使用任何工具都需要实践和反馈。

正确使用沟通工具可以提高生产力和团队凝聚力。团队成员学会寻求帮助，并信任团队成员提供信息和支持。通过在共享的交流空间中维护当前的项目文档，团队成员将根据最新的计划，程序和信息进行工作。